Politique sur la vie privée et la confidentialité de l’Organisation nationale anti-pauvreté.

L’Organisation nationale anti-pauvreté reconnaît l’importance de la philanthropie et le rôle qu’elle joue dans la mission de l’ONAP d’éliminer la pauvreté au Canada. L’ONAP reconnaît la bonne volonté de ses sympathisants et s’engage à maintenir un niveau élevé d’intégrité et de responsabilisation. Pour y parvenir, l’ONAP se conforme au Code d'éthique en matière de financement et de gestion financière mis au point par le Centre canadien de philanthropie et le Code de déontologie et Normes de pratique de l’Association canadienne du marketing. L’ONAP croit fermement au droit du donateur à des renseignements fidèles et à la confidentialité. Ce qui suit souligne les principes de l’ONAP concernant la protection des renseignements personnels :

La responsabilisation

L’ONAP doit protéger les renseignements personnels qu’elle possède.

• L’Organisation a désigné un chef du personnel pour s’assurer que l’ONAP respecte la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du gouvernement fédéral.

L’identification des buts

L’ONAP identifiera clairement l’usage principal des renseignements personnels et demandera une autorisation avant d’utiliser à d’autres fins les renseignements personnels.

• L’ONAP recueille les renseignements personnels principalement pour communiquer avec ses membres et créer des liens avec ses sympathisants.
• Si des renseignements personnels sont recueillis dans le cadre d’activités participatives volontaires, on devra obtenir une autorisation avant de se servir de ces renseignements dans une campagne de financement.

Le consentement

L’ONAP reconnaît que les donateurs ont toute autorité quant à l’utilisation de leurs renseignements.

• Tous les nouveaux donateurs ont le choix de refuser que leur nom ou d’autres renseignements soient éventuellement utilisés à des fins de marketing par une tierce partie.
• Les donateurs actuels ont la possibilité, au moins tous les deux ans, de refuser que leur nom ou d’autres renseignements soient éventuellement utilisés à des fins de marketing par une tierce partie.
• L’ONAP retire le nom d’un donateur de ses propres dossiers actifs ou de sa liste d’échange dès qu’une demande en ce sens lui parvient.
• L’ONAP utilise le service de retrait d’adresse / de numéro de téléphone de l’Association canadienne du marketing lorsqu’elle organise une campagne afin de biffer le nom d’une personne, autre qu’un donateur actuel, qui a demandé que son nom soit retiré des listes d’envois postaux ou de télémarketing.

Les limites de l’utilisation des renseignements

L’ONAP contrôlera l’utilisation de l’information par des tierces parties.

• L’ONAP ne loue pas sa liste d’échange.
• Il arrive parfois que l’ONAP partage sa liste d’échange avec d’autres organisations aux vues similaires.
• L’ONAP ne partagera ses listes qu’avec des organisations qui respectent la protection des renseignements personnels.
• L’ONAP conserve un compte rendu des échanges de listes des 12 derniers mois et fournira à une tierce partie, sur demande, des renseignements concernant l’utilisation potentielle de renseignements personnels.

Les limites de la collecte, de la divulgation et de la durée de conservation des renseignements

L’ONAP limitera la collecte des renseignements à ce qui est nécessaire aux activités suivantes :

• l’ONAP recueille les renseignements sur les coordonnées de ses donateurs, l’historique de leurs dons et leurs intérêts particuliers afin de mettre à profit ses relations avec ses sympathisants;
• l’ONAP est tenu de conserver l’information concernant les donateurs pendant 7 ans, conformément aux directives de Revenu Canada concernant les reçus pour dons;
• l’ONAP peut recueillir de l’information par sondage dans le cadre de ses activités participatives volontaires;
• toute information bancaire personnelle est effacée des dossiers du donateur dès qu’elle est annulée par un programme de paiement pré-autorisé.

L’exactitude des renseignements

L’ONAP s’assurera que l’information est exacte, complète et à jour, afin de pouvoir demeurer en contact avec sa base de sympathisants.

• L’ONAP s’efforcera de garder à jour les dossiers de communication avec ses donateurs.
• L’ONAP verra à ce que toute demande concernant les préférences d’un donateur relativement à sa façon de faire des dons soit ajoutée à son dossier personnel dans les plus brefs délais (par exemple limiter le nombre de sollicitations, ne pas envoyer d’autre demande, ne pas le solliciter par téléphone ou par un autre moyen technologique).
• Dans ses dossiers, l’ONAP ne mettra pas à jour les renseignements concernant des coordonnées qui ne sont pas jugées du domaine public, c’est-à-dire les numéros de téléphones privés, etc.

Les mesures de sécurité

L’ONAP assure la sécurité et la confidentialité des renseignements privés.

• La base de données sur les donateurs de l’ONAP comporte des codes d’accès électronique. L’accès aux bases de données est limité à quelques membres du personnel de l’ONAP pendant les heures de bureau et il est bloqué lorsque le bureau est fermé.
• Le système informatique de l’ONAP comporte également des systèmes de sécurité appropriés.
• Tous les dossiers papier contenant des renseignements financiers confidentiels sont entreposés dans des classeurs verrouillés.
• Les membres du personnel de l’ONAP ont signé le code d’éthique.
• Si l’ONAP transfère le traitement de données ou conclut des contrats qui nécessitent le traitement de renseignements personnels, l’ONAP aura une assurance écrite que les firmes choisies se conforment à la loi.
• Les renseignements personnels confidentiels sont éliminés adéquatement afin qu’aucune utilisation non autorisée ne survienne.

L’accès aux renseignements

L’ONAP reconnaît aux donateurs le droit d’avoir accès à l’information qui porte sur eux.

• Tous les donateurs de l’ONAP ont le droit de voir leur propre dossier de donateur et d’en contester l’exactitude.
• L’ONAP fournira sur demande de l’information sur l’utilisation potentielle des renseignements personnels.
• Tous les donateurs potentiels ont le droit de savoir de quelle source provient leur nom.

Transparence et traitement adéquat des plaintes des donateurs

L’ONAP s’engage à répondre immédiatement à toute demande sur des renseignements personnels et à toute plainte concernant l’utilisation de renseignements personnels. L’ONAP fournira sur demande l’information relative à ses politiques et pratiques de confidentialité concernant le traitement des renseignements personnels. L’ONAP devra répondre dans les 30 jours à une demande de renseignements.

Les renseignements anonymes

Il nous arrive régulièrement de recueillir des renseignements anonymes, c’est-à-dire des renseignements qui ne peuvent être directement reliés à personne en particulier. Par exemple, nos serveurs Web peuvent recueillir électroniquement des renseignements concernant des personnes qui visitent notre site Web. Ce type de renseignement anonyme pourrait inclure, par exemple, les pages spécifiques du site qui ont été visitées ainsi que le nombre de visiteurs.

Il n’arrive jamais que des renseignements personnels soient recueillis à partir de notre site Web, à moins que vous ne choisissiez de les fournir, c’est-à-dire en vous inscrivant à des cyberbulletins ou en faisant des dons par Internet. (Pour une description plus détaillée des pratiques de l’ONAP concernant son site Web, veuillez consulter la convention électronique de l’ONAP relative aux droits et à la politique de confidentialité sur Internet).

Enfin, il nous arrive périodiquement de recueillir des renseignements, à des fins d’analyse et de façon anonyme, grâce à des sondages auprès de donateurs.

La divulgation de renseignements à des tiers

Nous nous efforçons de garder vos renseignements personnels confidentiels, en tout temps. À l’occasion, il se peut que nous ayons à faire analyser nos systèmes de base de données par une tierce partie, auquel cas nous obtenons de la firme choisie l’assurance écrite qu’elle se conforme aux règles de protection établies dans la loi relative au respect de la vie privée.

Il arrive, à l’occasion, que la loi exige que nous donnions accès aux dossiers des donateurs. Par exemple, il se peut que notre cabinet de vérification comptable externe ou les vérificateurs de Revenu Canada demandent d’examiner un échantillon représentatif de dossiers de donateurs ou de copies de reçus, dans le cadre de leur vérification de nos procédures comptables.